苏州经贸职业技术学院采购与招投标管理办法(苏经院院字〔2021〕97号 )

发布时间:2021年10月20日 15:09文章来源: 浏览次数:


第一章 总 则


第一条 为规范学院采购工作,提高采购质量,促进廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《政府采购需求管理办法》《江苏省省级政府集中采购目录及采购限额标准》《江苏省省级预算单位政府采购内部控制规范》等法律法规,结合学院实际,特制定本办法。

第二条 本办法中所称采购是指以合同方式有偿取得(转让)货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托代理、资产处置、服务外包等。

本办法所称货物是指各种形态和种类的物品,包括仪器设备、办公物资、实验材料、教材与文献资源等。

本办法所称工程是指建设工程以及与工程建设有关的货物与服务,主要包括基本建设、维修改造,以及与工程建设有关的设备、材料以及为完成工程所需的勘察、设计、施工、监理等。

本办法所称服务是指除工程和货物以外的其他采购对象,主要包括物业管理、信息网络开发服务、运输服务、印刷服务、保险、审计、法律、会展等。

第三条 学院采购工作应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。

第四条 各单位应加强采购计划和预算管理,压缩采购批次,降低采购成本,提高采购效率。


第二章 组织机构与职责


第五条 学院成立采购工作领导小组全面领导学院的采购与招标管理工作。采购管理办公室负责学院各类采购项目的组织实施;学院各职能部门是相关采购工作的归口管理部门;项目申购单位是采购项目的直接管理单位(或管理人)。

第六条 采购工作领导小组的主要职责是:

(一)审议学院采购工作规章制度;

(二)决定学院采购工作中的重要事项;

(三)审查采购工作执行情况。

第七条 采购管理办公室(后勤管理处)的主要职责是:

(一)研究起草学院采购规章制度;

(二)编制学院年度政府采购计划;

(三)受理采购申请,确定采购组织形式和采购方式;

(四)自行组织或委托采购代理机构实施院级采购活动;

(五)组织签订采购合同;

(六)对二级单位(部门)采购进行指导、备案和检查;

(七)负责采购档案的收集、整理和归档;

(八)负责受理质疑,协助监督部门处理投诉和举报。

(九)完成采购工作领导小组交办的其他工作。

第八条 各职能部门作为具体采购项目的主管或归口部门,应加强日常管理,在相关采购工作中的主要职责是:

(一)制定归口管理细则,编制归口管理采购预算和采购计划;

(二)组织或核实市场调研与需求论证;

(三)核定采购预算,提出采购申请与采购方式;

(四)审定采购文件及采购释疑;

(五)视情况参与开标、谈判、磋商或询价等;

(六)会同申请单位审签合同;

(七)监督合同的执行情况及组织项目验收。

第九条 申购单位的主要职责是:

(一)制定本单位采购实施办法,编制本单位采购计划;

(二)负责建立采购项目组,确定采购项目负责人;

(三)负责项目申报,落实采购资金和市场调研;

(四)起草采购文件、拟定合同;

(五)参与评标,参加谈判、磋商或询价等;

(六)履行采购合同,组织或参与履约验收。

第十条 财务处对采购工作实施财务监督,主要职责是:

(一)汇总编制年度政府采购预算,并监督预算执行;

(二)参与采购资金支付的审查和院级采购项目采购需求的审查;

(三)根据合同和相关规定审核相关凭据后支付采购款项。

第十一条 审计处对学院采购工作实施审计监督,主要职责是:

(一)对重大采购项目实施管理审计;

(二)对重大工程项目实施预算审计;

(三)对重大采购项目合同实施审计;

(四)对工程项目结算和基本建设项目决算实施审计。

第十二条 采购项目组是为具体实施某一采购项目组建的项目采购小组。项目组实行采购项目负责人制。项目组成员一般不少于3人,项目组组长一般应由科级及以上人员担任。


第三章 组织形式与限额标准


第十三条 学院采购分院级采购和二级单位(部门)采购。

(一)院级采购:指预算50万元及以上货物与服务项目和60万元及以上工程项目由学院采购办公室代表学院组织实施的采购活动,包括政府集中采购、委托代理采购和学院自行采购。

(二)二级单位(部门)采购:指预算50万元以下货物与服务项目由各二级单位和部门自行组织实施的采购活动。60万元以下工程项目由归口部门组织实施采购,其他单位或部门一般不得自行组织采购。二级单位(部门)采购项目如须主管职能部门或预算归口部门同意或备案审查的,须由相关职能部门审批后采购。

第十四条 院级采购按下列形式组织实施:

(一)属于政府集中采购范围的项目按政府集中采购规定执行。

(二)预算金额50万元及以上100万元以下的项目由学院采购管理办公室或委托社会代理机构组织实施。

(三)预算金额100万元以上的项目(工程项目60万元以上)由学院委托集采中心或社会代理机构采购。

第十五条 二级单位(部门)采购应以网上商城采购和协议供货采购为主。实行非公开招标形式进行采购的项目,应在每学期末集中向学院采购办提交备案材料,备案材料包括采购清单、正式合同和采购记录表扫描件等。具体按下列形式组织实施:

(一)网上商城采购。属于江苏省省级政府采购“网上商城”采购目录中的项目通过网上商城采购。由申购单位按照《苏州经贸职业技术学院网上商城采购管理办法》实施采购。

(二)网上竞价采购。网上商城采购目录以外的、网上商城采购无法满足需求的或者网上竞价采购的价格或服务比网上商城更优的,可以通过网上竞价采购。由申购单位按照《苏州经贸职业技术学院网上竞价采购管理办法》实施采购。

(三)通用、常用的零星采购项目,如维修、耗材、设计、监理、造价咨询等,可通过学院确定的协议供应商在供货有效期内进行定点采购。

(四)无法通过网上商城采购、网上竞价采购和协议供货采购的,由申购单位参照本办法中院级采购的相关规定自行组织采购。


第四章 采购方式


第十六条 采购方式分为招标采购方式和非招标采购方式。招标采购方式包括公开招标和邀请招标;非招标采购方式包括竞争性谈判、竞争性磋商、询价和单一来源采购等。具体采购方式的选择根据上级文件和规定执行。紧急及特殊采购项目的采购方式由学院研究决定。

(一)公开招标是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。

(二)邀请招标是指从符合资格条件的供应商中邀请3家以上供应商,以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。

(三)竞争性谈判是指竞争性谈判小组(以下简称谈判小组)与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和报价,谈判小组对响应文件进行评审和比较,确定符合采购需求、质量和服务相等的最低报价供应商为成交候选人的采购方式。

(四)竞争性磋商是指竞争性磋商小组(以下简称磋商小组)与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,磋商小组对磋商文件进行评审和比较,以综合评分法确定成交供应商的采购方式。

(五)询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

(六)单一来源采购是指从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。

第十七条 采购公开招标数额标准以上的项目,应采用公开招标方式进行采购,拟采用其他方式进行采购的,须由项目申请单位提出申请,经学院和上级有关部门审批同意后方可实施。

第十八条 符合下列情形之一的,可以采用邀请招标方式采购:

(一)技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制,只有少量潜在投标人可供选择的;

(二)采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的。

第十九条 符合下列情形之一的,可以采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格供应商投标,或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的;

(三)采购人不可预见或非因采购人拖延,导致采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第二十条 符合下列情形之一的,可以采用竞争性磋商方式采购:

(一)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(二)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

第二十一条 符合下列情形之一的,可以采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。

第二十二条 只能从唯一供应商处采购,且达到公开招标数额标准的货物、服务项目,拟采用单一来源方式采购的,还须进行审批前公示。公示内容一般包括:

(一)采购项目名称和内容;

(二)采用单一来源采购方式的原因及相关说明;

(三)拟定的唯一供应商名称;

(四)专业人员对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的具体论证意见;

(五)公示的期限。公示期不少于五个工作日;

(六)采购人的联系地址、联系人和联系电话。

第二十三条 经两次公开招标失败的,可直接转为竞争性谈判、竞争性磋商或单一来源采购等方式进行采购。符合第二十一条第(一)款情形的单一来源采购,应进行采购论证,其中常规性单一来源采购项目或一年内已经论证过的相同单一来源采购项目无需重复论证。50万元以下单一来源采购项目须经二级单位(部门)党政联席会议(部门会议)审议同意后由单位(部门)主要负责人审批,50万元及以上单一来源采购项目须经党委会审议后由分管院领导审批。


第五章 采购程序


第二十四条 院级采购一般工作程序:预算编制、调研和编制采购需求、编制采购计划、需求审查、采购审批、发布采购意向、实施采购。

(一)编制采购预算

申请部门、主管部门根据年度财务预算,编制项目采购预算。

(二)调研和编制采购需求

申请部门根据采购预算提前组建采购项目组进行调研,编制采购需求。申请部门应在确定采购需求前,通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查,面向市场主体开展需求调查时,选择的调查对象一般不少于3个,并应当具有代表性。必要时可邀请专业人员或第三方机构参与咨询论证。只能从唯一供应商处采购,且达到公开招标数额标准的项目拟采用单一来源采购的应进行专项论证,并进行审批前公示。

(三)编制采购实施计划。申请部门在采购办指导下围绕实现采购需求,制定采购实施计划。主要包括采购项目的类别、名称、采购标的、采购预算、采购数量(规模)、组织形式、采购方式、落实政府采购政策有关内容等。

(四)需求审查

在实施采购前,针对采购需求管理中的重点风险事项,对采购需求和采购实施计划进行审查。由采购办会同申请部门、主管部门、财务、资产等部门对采购需求进行审查。

审查内容包括采购需求是否符合预算、资产、财务等管理制度规定;对采购方式、评审规则、合同类型、定价方式的选择是否说明适用理由;属于按规定需要报相关监管部门批准、核准的事项,是否作出相关安排;采购实施计划是否完整。同时进行非歧视性审查、竞争性审查、采购政策审查和履约风险审查等。

(五)采购审批

申请部门填写采购审批表,报相关审查部门进行审查,按学院决策程序办理审批手续。申请部门应在预计开标时间2个月前完成提交采购需求文件。

预算50万元以下的采购项目由申购单位及主管部门负责人审批后执行。预算50万元及以上采购项目由分管院领导审批。

(六) 采购意向公开

采购办根据采购文件按采购项目公示采购意向。除协议供货、定点采购、网上商城等小额零星采购外,按项目实施的集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程、服务采购均应公开采购意向。采购意向公开时间应原则上不得晚于采购活动开始前30日。原则上每年上、下半年计划采购的项目应分别在4月、9月底前向采购办提交经论证审批的采购材料,由采购办组织采购。申请部门因不可预见的原因急需开展的采购项目和涉密采购项目,可不公开采购意向。

(七)采购办实施采购

采购项目在提交采购办实施采购前,须具备以下条件

1.调研论证已完成;

2.采购计划已获批;

3.项目经费已落实。

采购项目组按程序办理采购文件流转审查手续后,向学院采购办提交采购文件所需的书面材料(采购审批表、采购需求文件等),由采购办组织实施采购。

第二十五条 采用公开招标方式或邀请招标的采购项目,按下列程序进行:

(一)编制招标文件。采购办根据申请部门提供的采购文件,会同相关职能部门、申请部门编制招标文件。招标文件一般应包括:招标项目技术要求、投标人资格审查标准、投标报价要求、评标标准等所有实质性要求和条件,以及签订合同的主要条款。招标文件由采购办应按流程办理流转会签手续。

(二)信息发布。在学院采购信息网、政府采购网等媒体发布招标公告或投标邀请。招标公告应当明确招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。二级单位(部门)采购除协议供货、定点采购、网上商城等小额零星采购外,采用非招标形式采购的项目应在学院采购信息网上发布采购信息。

(三)组织资格审查。如项目需要资格预审,或项目采用邀请招标方式的,由采购办组织相关职能部门、申请部门等组成资格审查小组,对投标人进行资格预审,或确定邀请投标人名单。实行资格后审的,由评标委员会在评标时对投标供应商进行资格审查。未通过资格预审的申请人不具备投标资格。通过资格审查的申请人少于3个的,应当重新招标。

(四)发售招标文件和答疑。招标文件自发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止不得少于20日历天。对已发出的招标文件需要进行澄清或者修改的,应当在提交投标文件截止时间至少15日历天前发布公告。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。根据项目情况采购办会同申请单位进行答疑以及投标人申请的现场踏勘。

(五)确定评标委员会成员。评标委员会一般为5人以上单数(采购预算金额在1000万元及以上的,成员人数为7人及以上单数)组成,其中,技术、经济等方面的专家不少于成员总数的三分之二。

(六)开标、评标与定标。开标应在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行;评标由招标人及其委托的代理机构依法组建的评标委员会,按照招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审;学校根据评标委员会提交的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人,或授权评标委员会直接确定中标人。

(七)发布中标公告。评标结果由采购办审核,经分管采购院领导审定后发布中标公告,公告时间不少于1个工作日。采购结果定期向学院院长办公会通报。

第二十六条 采用邀请招标方式的,可按下列方法确定邀请投标人(原则上不少于三家):

(一)发布采购信息征集;

(二)相关职能部门、项目申请单位或专家推荐;

(三)从符合相应资格条件的供应商中选取。

第二十七条 采用竞争性谈判方式采购的,一般按以下程序进行:

(一)成立竞争性谈判小组(简称谈判小组)。谈判小组由项目申请单位代表和评审专家三人及以上单数组成(达到公开招标数额标准的采购项目,由五人以上单数组成),评审专家不得少于谈判小组成员总数的三分之二;

(二)制定竞争性谈判文件(简称谈判文件)。谈判小组根据采购项目情况制定谈判文件,文件中应明确供应商资格条件、谈判程序、报价要求、评定成交的标准以及谈判过程可能实质性变动的内容等;

谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日不得少于三个工作日;对已发出的谈判文件进行必要的澄清和修改的,应当在提交首次响应文件截止时间至少三个工作日前;

(三)确定邀请参加竞争性谈判的供应商名单。参照邀请招标中确定投标人的方式,确定参加竞争性谈判的供应商;

(四)竞争性谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当通知所有参加谈判的供应商;

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组根据谈判情况以及最终报价,推荐成交候选人,并编写评审报告。学校根据谈判小组推荐的成交候选人确定成交供应商,或授权谈判小组直接确定成交供应商;

(六)发布成交结果公告。公告期不少于一个工作日。

第二十八条 采用竞争性磋商方式采购的,一般按以下程序进行:

(一)成立竞争性磋商小组(简称磋商小组)。磋商小组由项目申请单位代表和评审专家三人及以上单数组成。评审专家不得少于磋商小组成员总数的三分之二;

(二)制定竞争性磋商文件(简称磋商文件)。磋商小组应根据采购项目的特点和实际需求制定磋商文件,文件中应明确供应商资格条件、采购需求、评审方法与标准、报价要求、磋商过程可能实质性变动的内容以及合同草案的条款等;

磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日不得少于十日历天;对已发出的磋商文件进行必要的澄清和修改的,应当在提交首次响应文件截止时间至少五日历天前;

(三)确定邀请参加竞争性磋商的供应商名单。参照邀请招标中确定投标人的方式,确定参加竞争性磋商的供应商;

(四)磋商。磋商小组所有成员集中与单一供应商分别进行磋商,并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。磋商文件有实质性变动的,磋商小组应当通知所有参加磋商的供应商;

(五)确定成交供应商。经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后,由磋商小组采用综合评分法推荐成交候选供应商,并编写评审报告。采购人根据磋商小组推荐的成交候选人确定成交供应商,或授权谈判小组直接确定成交供应商;

(六)发布成交结果公告。公告期不少于一个工作日。

第二十九条 采用单一来源采购方式采购的,一般按以下程序进行:

(一)成立单一来源采购小组(简称采购小组)。采购小组由项目申请单位代表和具有相关经验的专业人员组成;

(二)组织商务谈判。采购小组根据供应商提供的采购标的成本、同类项目合同价格等情况,跟供应商商定合理的成交价格,并做好协商情况记录。

第三十条 采用询价方式采购的,一般按以下程序进行:

(一)成立询价小组。询价小组一般由项目申请单位代表和有关专家三人及以上单数组成;

(二)制定询价文件。采购办会同相关职能部门、项目申请单位,根据采购项目的特点和实际需求制定询价文件,文件中应明确供应商资格条件、采购需求、报价要求、评定成交的标准等;

(三)发布询价公告,进行询价。通过发布网上询价公告或现场询价的方式,由询价小组根据采购需求从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商进行询价,要求供应商一次报出不得更改的价格;

(四)确定成交供应商。询价小组根据供应商的报价、售后服务等情况,综合比较确定成交供应商;

(五)发布成交结果公告。公告期不少于一个工作日。

第三十一条 二级单位(部门)采购参照院级采购项目的流程实施,采购立项、采购方式、采购结果等由本单位负责人审批。


第六章 合同、验收与档案


第三十二条 采购合同由申购部门与中标或成交供应商按照学院合同管理办法签订并执行。

(一)采购金额达2万以上的项目必须签订采购合同。

(二)采购合同应在中标通知书发出之日起30日内签订。

(三)合同自签订之日起7个工作日内报采购办备案。

第三十三条 加强履约验收。二级单位(部门)自行采购的项目自行组织验收。院级采购项目的履约验收由申购单位在项目完成、具备验收条件时向主管职能部门提出申请,由主管职能部门组织验收。采购项目验收管理办法由相关主管职能部门制订实施。

第三十四条 变更与续购。在合同履行过程中、或在合同履行结束并验收合格后6个月内,原申购单位或校内其他单位需采购原采购合同相同标的的,在不改变合同其他条款前提下,可以向原供应商续购,但续购金额不得超过原合同金额的10%且不超过50万元,按二级单位(部门)采购办理。超过原合同采购金额10%或50万元的应重新招标或按直接申请单一来源采购方式的相关规定进行审批。

第三十五条 院级采购项目的采购档案由采购办收集、整理和归档,包括调研报告、论证报告、采购申请及批复、采购(招标)文件、投标文件正本、评委抽取记录、开标评标记录、评审报告、中标通知书等。二级单位(部门)采购项目档案由申购单位负责收集、整理和归档。


第七章 内控与责任


第三十六条  学院建立采购内部协同监督机制,采购活动全程接受审计、纪检等部门的监督检查。参与学院采购的相关部门和工作人员应严格遵守国家法律法规和学院规章制度,按章办事、公正廉洁、保守秘密,自觉接受监督,与投标供应商有特定利害关系的应当回避。各单位和个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。在采购活动中,有违反本办法规定行为的,由采购办责令改正并报学院研究处理。涉嫌违纪违法的,移交学院纪检监察机构调查处理。任何单位和个人有权对学院采购工作中的违纪违法行为进行举报。

第三十七条 各二级单位(部门)、主管职能部门须制定部门采购内控机制,规范采购全流程管理。

第三十八条 受托代理学院采购项目的代理机构有违反国家法律法规、泄露秘密或与投标人串通损害学院利益等行为的,依法追究其法律责任。

第三十九条  凡参与学院采购活动的供应商有《江苏省政府采购信用管理暂行办法》(苏财规〔2018〕18号)规定的失信行为和不良行为的,视情节轻重,参照相关规定给予不退投标保证金、拒绝其参加学院采购活动1-3年等处罚,给学院造成损失的,依法追究其法律责任。


第八章


第四十条 本办法适用于学院范围内进行的各项采购活动。涉密项目、科研仪器设备、危险化学品等法律法规或学院另有规定的,按国家或学院相关规定执行。

第四十一条 本办法由学院采购工作领导小组办公室负责解释。

第四十二条 本办法自公布之日起实行,原《苏州经贸职业技术学院采购与招投标管理办法》(苏经院办字〔2019134号)同时废止。

苏州经贸职业技术学院

2021年10月20日